Der Datenerfassung und Datenübermittlung kommt beim Vertrieb von Fondsanteilen eine entscheidende Rolle zu. Häufig kommt es dabei zu Fehlern und der damit verbundene Nachbearbeitungsaufwand ist hoch.
Bei der Real I.S. AG, einer Sparkassentochter, suchte man schon seit langem nach einer Lösung, um die unbefriedigende Situation bei der Datenerfassung nachhaltig zu verbessern. Insbesondere durch die externen Vertriebspartner war die Fehlerquote bei der Zeichnung von Fondsanteilen stark gestiegen. Eine erhebliche Anzahl von Zeichnungsvorgängen musste nachbearbeitet werden, weil Angaben auf den Zeichnungsscheinen fehlten oder falsch waren.
Der Vertrieb sollte eine internetbasierte Software erhalten, die sicher und fehlerfrei durch den Abschlussprozess führt und nur dann zu einer Zeichnung führt, wenn sämtliche Angaben korrekt eingetragen wurden. Die Entwicklung komplexer Internet-Anwendungen steckt aber voller unkalkulierbarer Risiken. Wie sollte man gewährleisten, dass nicht für jeden neuen Fonds teure Anpassungsaufwendungen erfolgen müssen? Anwendungen zur Online-Datenerfassung werden normalerweise durch Softwareentwickler mit spezieller Programmiersoftware erstellt. Selbst kleine spätere Anpassungen an Funktionen oder Oberflächen erfordern das Know-how von IT-Spezialisten.
xima® FormCycle ist seit Jahren für die Erstellung elektronischer Formulare vor allem bei Kunden der öffentlichen Verwaltung im Einsatz. Die Software verfügt über einen leistungsfähigen Editor, der es auch Anwendern ohne Programmierkenntnissen erlaubt, interaktive Bildschirm-Oberflächen zu erstellen und zu bearbeiten. Damit war xima® FormCycle die passende Lösung, um das Entwicklungsrisiko und die Folgekosten zu minimieren.
Mit dem »Elektronischen Zeichnungsschein« sinkt der Erfassungsaufwand beträchtlich, weil doppelte Eingaben vermieden werden. Außerdem wird sichergestellt, dass das sichtbare, freie Volumen der jeweiligen Fonds auch dem tatsächlichen freien Volumen entspricht.
Die Datenqualität der erfassten Zeichnungsscheine ist höher, da es praktisch keine Übertragungsfehler mehr gibt. Die erneute Erfassung der Daten entfällt. Das durch Unterschrift rechtswirksame Papierdokument trägt einen eindeutigen Hash-Wert. Stimmt dieser Wert mit dem des elektronisch eingegangenen Datensatzes überein, ist das Dokument echt.
Auch der kostenintensive Serviceaufwand konnte stark verringert werden, da das Nachtelefonieren bei unvollständig ausgefüllten Zeichnungsscheinen entfällt.
Musteransicht »Elektronischer Zeichnungsschein«
