xima® FormCycle bietet die Möglichkeit, die erstellte Web-Anwendung oder das Formular in die Struktur einer Organisation zu integrieren und die Daten weiterzuverarbeiten.
Die Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse können über Workflows, welche u.a. über Statuswechsel gesteuert werden, eingerichtet bzw. abgearbeitet werden.
Jeder Workflow kann in xima® FormCycle individuell über eine grafische Oberfläche konfiguriert werden. So können z.B. Regeln definiert werden, dass auf Eingabewerte im Formular reagiert werden soll. Jeder Workflow kann ein oder mehrere Prozesse wie z.B. E-Mails senden, PDFs generieren, in Datenbanken schreiben oder externe Dienste aufrufen ausführen.
Übersicht der angelegten Workflowschritte und Einrichten eines E-Mail-Workflow-Schrittes
Bei einem Statuswechsel innerhalb der Anwendung, können durch die Bearbeiter zusätzliche Informationen und Dokumente in den Workflow eingesteuert werden.
Es können beliebig viele Statuswechsel angelegt werden, um vorher definierte Workflowschritte anzustoßen. Statuswechsel werden durch einen Bearbeiter ausgelöst. Dieser Bearbeiter kann dann nach Prüfung der Eingaben einen neuen Status »setzen«.
Anzeige der angelegten Statuswechsel sowie Maske zum Erstellen eines neuen Status
Die formelle Eingangsprüfung von Anträgen bzw. Vorgängen wird meist manuell durchgeführt und ist daher in der Regel mit einem Statuswechsel verbunden: »vollständig eingegangen« bzw. »formell rechtmäßig«.
Wird bei der Eingangsprüfung festgestellt, dass Unterlagen fehlen bzw. fehlerhaft sind, kann der Bearbeiter dem Antragsteller über das Kommunikationscenter eine E-Mail senden. Bis zum Eintreffen der geforderten Unterlagen wird kein Workflow bzw. Status ausgeführt. Das Senden der E-Mail erfolgt direkt aus dem sog. xima® FormCycle-Kommunikationscenter und es können wieder Platzhalter verwendet werden.
Der Antragsteller erhält mit dieser E-Mail einen Link auf das Kommunikationscenter, über das er die Möglichkeit hat, das fehlende Dokument hochzuladen. Im Kommunikationscenter bekommt er den Überblick über den aktuellen Stand der Bearbeitung.
Der registrierte Antragsteller erhält außerdem automatisch eine E-Mail, wenn sein Vorgang länger nicht bearbeitet wurde. Im Administratorbereich kann die Zeit definiert werden, wann diese E-Mail versendet wird. Meldet sich ein Antragsteller am Kommunikationscenter an, erhält er immer eine Liste mit seinen aktuellen Anträgen. Wählt er einen Eintrag aus, wird ihm die gesamte Historie inkl. des aktuellen Stands angezeigt. Über das Kommunikationscenter kann er auch neue Anträge anlegen, oder laufende Vorgänge stoppen.
Auch der Bearbeiter bekommt eine Liste mit allen Vorgängen und den entsprechenden Bearbeitungsständen und kann Status manuell setzen. Innerhalb des Postfaches kann nach Status, Datum usw. sortieren und persönliche Daten ändern.
Und das Wichtigste zum Schluss: Der Nutzer kann sich über die Tracking-ID während der gesamten Bearbeitungszeit über den Status seines Antrags informieren.
Ansicht der Statuswechsel
